V. MENGIDENTIFIKASI PERSYARATAN PERSONIL ADMINISTRASI PERKANTORAN

 I.      MENGIDENTIFIKASI PERSYARATAN PERSONIL ADMINISTRASI PERKANTORAN

A.    Pengertian Personil Kantor

Personil kantor adalah orang-orang atau karyawan/pegawai yang menjalankan atau melayani pekerjaan-pekerjaan dalam suatu organisasi/kantor pemerintah atau swasta untuk mencapai suatu tujuan tertentu, dengan mendapat imbalan jasa berupa gaji dan tunjangan. Seorang peonil kantor harus memiliki kepribadian dan kemampuan kerja di bidang keahliannya.

B.     Macam-macam Personil Kantor

a.       Administrator atau Petugas Pelaksana Administrasi

Adalah orang yang menentukan garis-garis besar kebijakan dan tujuan yang harus dijalankan oleh kantor sebagai pedoman dalam melaksanakan kegiatan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

b.      Manajer

Adalah orang yang memimpin pelaksanaan kerja, menggerakan orang lain/para staf, mengelola dan mendayagunakan uang, peralatan, sarana prasarana kantor untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

c.       Staf atau Pembantu Ahli

Adalah para tenaga yang karena kecakapan dan kemampuan dalam bidangnya, bertugas membantu administrator dan manajer dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan kantor

d.      Worker atau pegawai/pekerja

Adalah karyawan yang langsung digerakan oleh manajer dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan kantor sehari-hari

C.    Tugas dan Tanggung Jawab Personil Kantor

Secara umum ada beberapa tugas dan tanggung jawab personil kanotr sebagai berikut:

a.       Kepala/pimpinan kantor bertugas memantau dan bertanggung jawab terhadap kelancaran aktivitas kantor secara keseluruhan, mengatur pembagian tugas pekerjaan personil, mengatur mekanisme kerja dan perlengkapan kerja kantor sesuai kebutuhan.

b.      Administrator bertugas mengelola urusan rumah tangga kantor dan bertanggung jawab mencatat dan menyimpan semua warkat atau surat keluar dan surat masuk serta urusan kearsipan dan kepegawaian pada umumnya.

c.       Bagian keuangan bertanggung jawab terhadap pengelolaan keuangan, mengatur arus kas keluar dank as masuk.

d.      Sekretaris, bertanggung jawab membuat agenda dan jadwal kegiatan kerja pimpinan, juga untuk karyawan di bagian lainnya serta membuat surat keluar.

e.       Penerima tamu/resepsionis bertanggung jawab atas pelayanan terhadap tamu atau orang-orang yang mempunyai kepentingan terhadap kantor, melayani telepon masuk dan keluar.

D.    Perangkat kerja personil kantor

Umumnya fasilitas kerja personil kantor antara lain meja dan kursi kerja, lemari arsip/filing cabinet, alat tulis, kertas, komputer, mesin tik, pesawat telepon dll.

E.     Tahapan-tahapan Pengadaan Personil Kantor

a.      Analisis jabatan (Job analisys)

Adalah suatu kegiatan untuk memberikan analisa atau menganalisis pekerjaan-pekerjaan apa saja yang harus dilakukan, bagaimana mengerjakannya dan mengapa harus dilaksanakan. Analisis jabatan juga merupakan informasi tentang jabatan itu sendiri dan syarat-syarat yang diperlukan untuk dapat menduduki jabatan tersebut.

Manfaat analisa jabatan adalah untuk memberikan informasi mengenai hal-hal yang berhubungan dengan uraian pekerjaan (job description) spesifikasi pekerjaan (job specification) dan evaluasi pekerjaan (job evaluation).

Selain itu analisa jabatan juga berguna untuk:

1)      Perekrutan dan seleksi karyawan

2)      Kompensasi gaji karyawan

3)      Evaluasi jabatan

4)      Penilaian prestasi kerja karyawan

5)      Pelatihan (training0

6)      Promosi dan pemindahan karyawan

7)      Organisasi

8)      Memperkaya pekerjaan

9)      Penyederhanaan pekerjaan

10)  Penempatan karyawan

b.      Rekrutmen

Adalah suatu proses usaha untuk mencari dan mempengaruhi tenaga kerja agar mau melamar utnuk lowongan kerja yang ada dalam suatu perusahaan atau instansi, baik instansi swasta maupun pemerintah.

1)      Penentuan dasar rekrutmen

Rekrutmen harus berpedoman pada spesifikasi pekerjaan yang telah ditentukan untuk mengisi jabatan tersebut. Spesifikasi pekerjaan harus diuraikan dengan jelas, sehingga pelamar mengetahui kualifikasi apa yang dibutuhkan untuk mengisi lowongan kerja tersebut. Misalnya, tingkat pendidikan, usia, jenis kelamin, dan kemampuan yang dimiliki.

2)      Penetuan sumber-sumber rekrutmen

a)      Sumber internal

Yaitu tenaga kerja/karyawan yang akan mengisi suatu lowongan kerja diambil dari dalam perusahaan tersebut, dengan cara perpindhaan atau mutasi karyawan yang memenuhi spesifikasi.

Kelebihan sumber internal

(1)   Meningkatkan kinerja dan disiplin karyawan, karena terdapat peluang untuk promosi

(2)   Loyalitas karyawan menjadi tinggi

(3)   Biaya rekrutmen dapat ditekan

(4)   Waktu perekrutan relative singkat

Kelemahan sumber internal

(1)   Kurang membuka kesempatan untuk angkatan kerja baru yang berada di luar perusahaan

(2)   Kurang ada wibawa bagi karyawan yang dimutasikan

b)     Sumber eksternal

Yaitu tenaga kerja yang akan mengisi suatu lowongan kerja diambil dari luar perusahaan, antara lain melalui sebagai berikut:

(1)   Pelamar datang sendiri

(2)   Kantor Dinas Tenaga Kerja

(3)   Lembaga-lembaga pendidikan

(4)   Pemuatan iklan

(5)   Referensi seseorang/rekanan karyawan

(6)   Mengambil dari perusahaan lain

(7)   Nepotisme

Kelebihan sumber eksternal

(1)   Kewibawaan karyawan yang diterima relative baik

(2)   Kemungkinan akan membawa sistem kerja baru

Kelemahan sumber eksternal

(1)   Kurang ada kesempatan promosi bagi karyawan lama

(2)   Biaya rekrutmen relative besar karena akan ada biaya iklan dan biaya tahapan seleksi

(3)   Waktu perekrutan lebih lama

(4)   Loyalitas terhadap perusahaan belum bisa diketahui.

3)      Metode-metode Rekrutmen

a)      Metode tertutup

Yaitu pelaksanaan rekrutmen dikalangan terbatas, hanya untuk karyawan dan orang-orang tertentu saja, sehingga lamaran yang masuk tidak banyak dengan demikian akan sulit memperoleh karyawan yang baik.

b)     Metode terbuka

Yaitu pelaksanaan rekrutmen yang diumumkan melalui iklan di media massa. Hal ini dilakukan untuk mendapatkan banyak lamaran, sehingga kesempatan memperoleh karyawan yang baik dan andal menjadi lebih besar.

4)      Kendala-kendala rekrutmen

a)      Kebijakan perusahaan tentang gaji

b)      Persyaratan jabatan yang banyak

c)      Kecilnya soliditas perusahaan

d)     Metode yang digunakan dalam rekrutmen

e)      Kondisi pasar tenaga kerja

f)       Kondisi lingkungan eksternal.

c.       Seleksi

Seleksi adalah tahapan kegiatan suatu perusahaan dalam rangka memiliki karyawan yang qualified (berkualitas) sehingga pembinaan, pengembangan dan pengaturan karyawan menjadi lebih baik.

1)      Proses seleksi

Penyaringan – tes – wawancara awal – evaluasi latar belakang dan referensi – wawancara mendalam – tes kesehatan/fisik- pengambilan keputusan

2)      Langkah-langkah seleksi personil kantor

a)      Seleksi administratif

Yaitu seleksi persyaratan administrative sesuai kebutuhan dilihat dari berkas lamaran yang dikirimkan.

b)      Penarikan tenaga kerja

Perusahaan harus selalu memonitor bursa tenaga kerja untuk mengetahui penawaran dan permintaan tenaga kerja yang dibutuhkan.

c)      Klasifikasi jabatan

Merupakan dasar seleksi untuk mendapatkan tenaga kerja yang sesuai dengan persyaratan yang telah ditetapkan untuk memegang suatu jabatan tertentu.

d)     Tes dan wawancara

(1)   Tes

Tes dapat digolongkan beberapa macam yaitu:

§  Tes individu yaitu tes kemampuan yang dilakukan secara perseorangan, biasanya dengan prkatik.

§  Tes kelompok yaitu tes kemampuan yang dilakukan secara bersama, biasanya dengan praktik atau tertulis.

§  Tes intelegensi yaitu tes untuk mengetahui tingkat kecerdasan

§  Tes kepribadian (personality test) yaitu tes untuk mengetahui kepribadian pelamar

§  Tes minat (interest test) yaitu tes untuk mengetahu minat pelamar

§  Tes bakat (aptitude test) tes untuk mengukur bakat pelamar

§  Tes kesehatan (medical test) yaitu tes untuk mengetahui kesehatan pelamar.

(2)   Wawancara

Tujuan wawancara:

§  Memastikan bahwa pelamar benar-benar berminat untuk bekerja

§  Memastikan data tertulis pelamar di dalam formulir lamaran

§  Memastikan bahwa pelamar yang dipilih adalah orang yang tepat sesuai persyaratan yang telah ditetapkan

§  Memberikan informasi kepada pelamar tentang perusahaan, tentang jenis pekerjaan dan jabatan yang tersedia.

§  Ajang promosi bagi perusahaan.

e)      Penempatan personil kantor

f)       Setelah melalui proses seleksi, dan pelamar memperoleh status sebagai karyawan kemudian ditempatkan pada jabatan tertentu.

3)      Tujuan seleksi

Untuk memperoleh karyawan yang :

a)      Qualified dan professional

b)      Jujur dan disiplin

c)      Inovatif dan bertanggung jawab

d)     Cakap dengan penempatan yang tepat

e)      Kreatif dan dinamis

f)       Berdedikasi tinggi

g)      Memenuhi syarat undang-undang perburuhan

h)      Dapat bekerja sama

i)        Dapat bekerja mandiri

j)        Mudah berkembang

k)      Mempunyai budaya dan perilaku malu

4)      Kualifikasi seleksi

Kualifikasi seleksi biasanya meliputi umur, keahlian, pendidikan, kesehatan fisik, jenis kelamin, bakat, wajah, karakter, pengalaman, kejujuran, kerja sama, kedisiplinan, inisiatif dan kreatif.

F.     Syarat-syarat personil kantor

a.      Persyaratan pengetahuan

Persyaratan pengetahuan biasanya masih diukur dari tingkat pendidikan calon pekerja.

b.      Persyaratan keterampilan

Seorang personil kantor dinyatakan terampil bekerja apabila karyawan administrasi telah mampu dengan baik melaksanakan tugas-tugas pelayanan yang mencakup enam kegiatan yaitu menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan.

c.       Persyaratan kepribadian

Syarat kepribadian yang diperlukan oleh seorang personil kantor adalah sebagai berikut:

1)      Loyalitas yaitu kesetiaan terhadap perusahaan dan pekerjaannya

2)      Tekun dan rajin yaitu setiap melaksanakan pekerjaan selalu dikerjakan dengan sungguh-sungguh, cermat dan teliti.

3)      Kesabaran yaitu teliti, ulet dan tidak cepat putus asa dalam melaksanakan pekerjaan

4)      Kerapian yaitu setiap pekerjaan dilakukan dengan baik, rapid an tidak berantakan. Dapat pula diartikan sebagai rapi dalam berpakaian, santun dalam bersikap.

5)      Dapat menyimpan rahasia.

G.    Pelatihan dan Pengembangan Personil Kantor

a.      Pengertian pelatihan dan pengembangan

Pelatihan adalah kegiatan peningkatan kemampuan dan ketrampilan teknis karyawan untuk melaksanakan pekerjaannya.

Pengembangan adalah peningkatan kemampuan dalam pengambilan keputusan dan memperluas hubungan manusia (human relation) bagi karyawan tingkat menengah dan atas (tingkat manajerial).

b.      Manfaat pelatihan

1)      Meningkatkan kinerja personil kantor

2)      Karyawan dapat berkembang dengan lebih cepat dan lebih baik

3)      Karyawan akan mampu bekerja dan melaksanakan tugas dengan baik, efisien dan efektif

4)      Karyawan diberi kesempatan untuk mengembangkan potensi diri

5)      Pelatihan diharapkan mampu meningkatkan etos kerja karyawan dan meningkatkan produktivitas perusahaan.

c.       Jenis dan Tujuan Pelatihan

1)      Supervisory training

Adalah pelatihan yang bertujuan membantu perusahaan untuk membimbing para karyawan, dimana para peserta pelatihan ditugaskan sebagai instruktur untuk melatih para karyawan.

2)      Administrative training

Adalah pelatihan yang bertujuan memberikan pengetahuan etentang bagaimana mempraktikan teknik-teknik kerja yang berhubungan dengan pekerjaan kantor

3)      Office Method Training

Adalah pelatihan yang brtujuan melatih karyawan tentang bagaimana cara-cara melakukan pekerjaan yang rutin, khususnya bidang kesekrtariatan

4)      Refreshing training

Adalah pelatihan yang bertujuan memberikan penyegaran atas informasi tentang pekerjaan yang sudah dimiliki oleh karyawan sebelumnya.

Tujuan pelatihan secara umum adalah:

1)      Meningkatkan keterampilan dan pengetahuan karyawan

2)      Mengembangkan keahlian karyawan agar dapat bekerja secara efisien dan efektif

3)      Mengubah dan membenuk sikap karyawan

4)      Mengembangkan semangat, kesenangan dan kemauan kerja karyawan

5)      Memudahkan pengawasan terhadap karyawan.

d.      Komponen pelatihan dan pengembangan

1)      Sasaran dan tujuan harus terukur jelas

2)      Materi disesuaikan dengan tujuan dan sasaran yang ingin dicapai.

3)      Metode disesuaikan dengan kemampuan peserta pelatihan

4)      Peserta harus memenuhi syarat

5)      Para pelatih (trainers) harus memenuhi syarat.

e.       Faktor-faktor yang harus diperhatikan dalam pelatihan dn pengembangan

1)      Perbedaan masing-masing karyawan

2)      Hubungan dengan analisis jabatan

3)      Motivasi

4)      Seleksi peserta pelatihan

5)      Metode pelatihan dan pengembangan

H.    Mutasi Personil Kantor

a.      Pengertian mutasi

Mutasi adalah proses pemindahan posisi/jabatan/tempat/pekerjaan seorang karyawan, baik secara horizontal (rotasi kerja/transfer) ataupun vertical (promosi dan dmeosi) dalam suatu organisasi

1)      Mutasi atas keinginan perusahaan

Alasan mutasi ini biasanya sebagai berikut:

a)      Perusahaan sedang berupaya menjamin kelangsungan pekerjaan karyawan tersebut dan menunjukan bahwa mutasi bukan hanya sebagai hukuman

b)      Perusahaan ingin meyakinkan bahwa karyawan tidak akan diberhentikan meskipun kurang cakap atau tidak mampu bekerja.

c)      Untuk penyegaran suasana, supaya tidak jenuh.

2)      Mutasi atas keinginan karyawan sendiri

Alas an mutasi ini antara lain:

a)      Karyawan merasa sudah tidak sesuai lagi dengan bidang tugas dan pekerjaannya

b)      Karyawan merasa lingkungan kerja sudah tidak sesuai

c)      Karyawan merasa sudah tidak bisa bekerja sama lagi dengan teman sekerjanya bahkan atasannya.

b.      Cara Mutasi

1)      Horizontal (rotasi kerja/mutasi biasa)

Adalah pemindahan karyawan dari satu posisi/jabatan/tempat/pekerjaan ke posisi/jabatan/tempat/pekerjaan yang lain yang setara tanpa diikuti dengan kenaikan atau penurunan jabatan.

Manfaat rotasi kerja/mutasi biasa antara lain;

a)      Untuk memenuhi karyawan di bagian lain

b)      Untuk memenuhi keinginan karyawan disesuaikan dnegan minat, keahlian dan bidang tugas serta kemampuannya.

c)      Untuk mengatasi rasa bosan dan jenuh

d)     Untuk memberikan motivasi kepada karyawan dalam mengembangkan kemampuannya.

2)      Vertikal

a)      Promosi

Promosi adalah pemidahan karyawan dari satu jabatan ke jabatan lain yang lebih tinggi disertai dengan wewenang dan tanggung jawab yang lebih besar.

Manfaat promosi:

(1)   Untuk meningkatkan semangat dan gairah kerja karyawan

(2)   Untuk menciptakan persaingan yang sehat

(3)   Untuk membina jenjang karir karyawan

(4)   Untuk mengembangkan kemampuan karyawan

(5)   Untuk mengisi formasi jabatan tertentu dengan memanfaatkan sumber daya manusia dari dalam perusahaan

(6)   Sebagai jaminan bagi karyawan bahwa setiap karyawan akan diberi kesempatan untuk maju.

b)     Demosi

Demosi adalah pemindahan karyawan dari satu jabatan ke jabatan lain yang lebih rendah dalam suatu organisasi, sehingga wewenang, tanggung jawab, pndapatan dan statusnya pun lebih rendah. Pada dasarnya demosi dapat terjadi karena beberapa hal, antara lain:

(1)   Karyawan melakukan tindkan yang merugikan perusahaan sehingga perlu diberi hukuman.

(2)   Membangkang.

(3)   Perusahaan sedang mengalami krisis keuangan sehingga perusahaan melakukan reorganisaasi atau perampingan karyawan

(4)   Pengaruh dari keadaan pasar tenaga kerja, dimana suplay melebihi permintaan

(5)   Karyawan tidak mampu mengerjakan tugas dan pekerjaannya.

3)      Macam-macam mutasi

a)      Ditinjau dari tempat kerja karyawan

(1)   Mutasi antar urusan

(2)   Mutasi antar seksi

(3)   Mutasi antar bagian

(4)   Mutasi antar biro

(5)   Mutasi antar instansi

b)      Ditinjau dari tujuan dan maksud mutasi

(1)   Production transfer yaitu mutasi pada jabatan yang sama karena produksi di tempat yang lama menurun

(2)   Replacement transfer yaitu dari jabatan yang sudah lama dipegang ke jabatan yang sama di bagian lain, untuk menggantikan karyawan yang belum lama bekerja atau karyawan yang diberhentikan

(3)   Versatility transfer yaitu mutsi dari jabatan yang satu ke jabatan yang lain untuk menambah pengetahuan karyawan  yang bersangkutan

(4)   Shift transfer yaitu mutasi dalam jabatan yang sama. Misalnya shift malam pindah ke shift siang.

(5)   Remedial transfer yaitu mutasi karyawan ke bagian mana saja untuk memupuk dan memperbaiki kerja sama antar karyawan

c)      Ditinjau dari masa kerja karyawan

(1)   Temporary transfer yaitu mutasi yang bersifat sementara untuk mengganti karyawan yang cuti atau berhalangan

(2)   Permanent transfer yaitu mutasi yang bersiofat tetap

I.       Pemberhentian Personil Kantor

Pemberhentian atau pemutusan hubungan kerja berarti berakhirnya ikatan antara karyawan dengan organisasi/perusahaan.

a.      Penyebab terjadinya pemutusan hubungan kerja

1)      Karena karyawan melakukan kesalahan fatal terhadap perusahaan.

2)      Karena perampingan karyawan

3)      Karena inisiatif sendiri

4)      Karena sudah mencapai usia pension

5)      Karena sakit

6)      Karena tidak cakap jasmani dan rohani

7)      Karena melakukan pelanggaran peraturan disiplin karyawan

8)      Karena meninggal dunia

9)      Karena terkena wajib militer

10)  Karena terlibat partai terlarang

Tingkatan pemberhentian dari perusahaan ada dua macam yaitu:

1)      Pemberhentian dengan hormat, misalnya karena pension

2)      Pemberhentian dengan tidak hormat misalnya karena karyawan melakukan kesalahan fatal

b.      Hak dan kewajiban personil yang diberhentikan

Pemberhentian karyawan swasta laim disebut PHK dan karyawan negeri disebut pensiun, dan ini akan menimbulkan hak bagi karyawan dan kewajiban bagi perusahaan/instansi. Hak dan kewajiban itu biasanya berupa uang pesangon, uang jasa, dan uang ganti rugi untuk karyawan sawasta dan untuk karyawan negeri  berupa uang pensiun. (tamat bagian pertama)