III. MENGIDENTIFIKASI PEKERJAAN KANTOR

       I.            MENGIDENTIFIKASI PEKERJAAN KANTOR

A.     Jenis-jenis Pekerjaan Kantor

Jenis-jenis pekerjaan kantor, antara lain :

1.      Menghimpun

Yaitu kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala informasi yang belum ada atau informasi yang masih berserakan dimana-mana sehingga siap digunakan saat diperlukan.

Contoh : mengumpulkan data, mencari informasi, membuat kliping dll.

2.      Mencatat

Merupakan kegiatan tulis-menulis mengenai data-data yang diperlukan sehingga berwujud tulisan yang mempunyai arti, dapat dikirim dan disimpan.

Contoh : membuat surat, membuat notula, mencatat kegiatan, dll.

3.      Mengolah

Merupakan berbagai macam kegiatan untuk mengerjakan data dan informasi agar dapat tersaji dalam bentuk laporan yang lebih berguna.

Contoh : membuat rekapitulasi data, membuat laporan tertulis, membuat laporan keuangan.

4.      Menggandakan

Merupakan kegiatan memperbanyak informasi dengan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan.

Contoh : memfotokopi surat, mencetak informasi, dll

5.      Mengirim

Yaitu kegiatan menyampaikan informasi dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak kapada pihak lain.

Contoh : mengirim e-mail, faksimili, surat

6.      Menyimpan

Yaitu kegiatan meletakkan informasi dengan berbagai cara dan alat ditempat tertentu yang aman.

Contoh : menyimpan surat/ arsip, menyimpan data/ informasi ke komputer, menyusun buku di perpustakaan

7.      Melakuan Komunikasi

Yaitu kegiatan melakkuan pengiriman ide/ gagasan kepada pihak lain baik langsung ataupun menggunakan media dan mendapat respon dari penerima pesan.

Contoh : corespondence, telepon, teleconference, chatting

8.      Menghitung

Kegiatan melakukan penetapan data yang berkaitan dengan angka.

Contoh : menghitung hasil penjualan, menghitung data keuangan

9.      Pekerjaan lainnya

Yaitu pekerjaan-pekerjaan kantor lain yang mendukung tugas utama perusahaan.

Contoh : pelayanan tamu, kurir, cleaning service

Berdasarkan hasil penelitian G.R Terry terhadap perusahaan-perusahaan di AS, persentase pekerjaan-pekerjaan kantor untuk menunjang tugas utama perusahaan adalah sebagai berikut :

a.       Typing (mengetik)                                     = 24,6%

b.      Calculating (menghitung)                           = 19,5%

c.       Checking (memeriksa)                               = 12,3%

d.      Filling (menyimpan)                                  = 10,2%

e.       Telephoning (menelepon)                          =   8,8%

f.       Duplicating (menggandakan)                     =   6,4%

g.       Mailing (persuratan)                                   =   5,5%

h.      Other (lain-lain)                                         = 12,5%

Total                                        = 100%

B.     Ciri-ciri Pekerjaan Kantor :

1.      Bersifat pelayanan

Pekerjaan kantor bersifat pelayanan karena berfungsi membantu pekerjaan lain (pekerjaan utama/ pokok) agar pekerjaan tersebut dapat berjalan dengan efektif dan efisien. Pekerjaan kantor tidak langsung mendatangkan keuntungan atau laba bagi perusahaan, tetapi sangat membantu menunjang keberhasilan perusahaan dalam mencapai keuntungan terbaik.

Contoh :

Tugas utama sekolah adalah memberikan pendidikan dan pengajaran kepada siswa sesuai dengan tingkatan siswa. Tugas utama guru adalah mengajar dan mendidik siswa. Tetapi dalam menjalankan tugasnya guru memerlukan bantuan dari pekerjaan ketatausahaan, seperti mencatat kemajuan belajar siswa, menyiapkan rapot, dll.

2.      Bersifat terbuka dan luas

Artinya pekerjaan kantor dapat dilakukan di mana saja dalam suatu organisasi, tidak terbatas di kantor saja tetapi dapat pula dilakukan di luar kantor sekalipun.

3.      Dilaksanakan oleh semua pihak dalam organisasi

Artinya pekerjaan kantor dapat dilakukan oleh siapa saja, mulai dari pimpinan yang paling tinggi sampai karyawan yang paling bawah sekalipun.

Contoh :

Seorang manajer, tugasnya adalah menggerakkan karyawan untuk bekerja sebaik mungkin, namun manajer juga melakukan pekerjaan kantor untuk membantu tugasnya dalam me-manage bawahannya, seperti menyimpan dokumen sendiri, melakukan panggilan telepon sendiri kepada relasi, dll.

C.     Hasil Jasa atau Produk Pekerjaan Kantor

1.      Surat

Yaitu media komunikasi tertulis yang berisi buah pikiran atau informasi yang disampaikan kepada pihak lain untuk mendapatkan tanggapan.

2.      Laporan

Laporan adalah suatu bentuk penyampaian informasi, data, atau berita baik secara lisan maupun tertulis. Laporan merupakan produk pekerjaan kantor, karena di dalamnya terdapat kegiatan pencatatan, pengumpulan, pemeriksaan, pengetikan, dan pengolahan data.

a.       Fungsi laporan :

1.      sebagai bahan pertanggungjawaban

2.      sebagai alat untuk menyampaikan informasi

3.      sebagai alat pengawasan

4.      sebagai bahan penilaian

5.      sebagai bahan pengambilan keputusan

b.      Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam membuat laporan:

1.      laporan yang dibuat harus jelas dan cermat

2.      harus mengandung kebenaran dan objektivitas

3.      laporan harus lengkap

4.      laporan harus tegas dan konsisten

5.      laporan harus langsung mengenai sasaran

6.      harus disampaikan kepada orang dan alamat yang tepat

7.      laporan sebaiknya disertai saran-saran

8.      harus dibuat tepat waktu

c.       Jenis-jenis laporan :

1.      Laporan berdasarkan waktu

2.      Lporan berdasarkan bentuk

3.      Laporan berdasarkan penyampaian

4.      Laporan berdasarkan sifat

5.      Laporan berdasarkan isinya

d.      Langkah-langkah membuat laporan (baca dimateri komunikasi)

3.      Formulir

Adalah lembaran kartu aatau kertas dengan ukuran tertentu yang didalmnya terdapat data atau informasi yang bersifat tetap, dan ada beberapa bagian lain yang akan diisi dengan informasi yang tidak tetap.

a.       Keuntungan membuat formulir :

1.      Menghemat waktu, tenaga dalam hal penulisan serta hemat dalam penggunaan kertas

2.      Memudahkan dalam penyimpanan dan pencatatan

3.      Mdanya keseragaman sehingga mengurangi terjadinya penyimpangan

b.      Fungsi formulir :

1.      Mencari suatu keterangan tertentu

2.      Menghimpun data yang sama

3.      Menyampaikan informasi yang sama kepada beberapa bagian yang berbeda

4.      Sebagai bukti fisik

5.      Sebagai dasar petunjuk untuk bekerja

c.       Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam membuat formulir :

1.      Setiap formulir yang dibuat haruis mempunyai kegunaan yang jelas

2.      perhatikan efektivitas dan efisiensi formulir, karena tidak semua informasi harus dibuatkan formulir

3.      Ada standarisasi dalam pembuatan formulir

4.      Informasi dibuat secara tersusun dengan rapi, logis dan praktis

5.      Formulir dibuat secara sederhana

6.      Untuk bagian yang akan diisi informasi, perlu disediakan ruang kososng yang cukjup

7.      Harus ada judul nama formulir

8.      Menggunakan ukuran tertentu sesuai kebutuihan

9.      Cantumkan  nama organisasi untuk formulir ke luar kantor

10.  Perancangan desain formulir harus dilakukan dengan sebaik mungkin dan direncanakan secara matang.

4.      Berbagai macam dokumen tertulis

Selain formulir, masih banyak catatan tertulis/ dokumen lain yang merupakan hasil kegiatan pekerjaan kantor. Contoh : tabel, peta, grafik, gambar, buku, atau paper.

Di samping itu terdapat pula produk atau hasil dari pekerjaan kantor lainnya yang tidak kalah penting yaitu Jasa. Contoh : kegiatan melayani tamu, memberikan informasi secara langsung.

5.      Arsip

Asrip merupakan prosuk dari kegiatan penyimpanan. Arsip merupakan data atau catatan berupa tulisan baik tercetak atau tereka berupa informasi yang telah terjadi atau berkaitan dengan masa lalu yang disimpan menurut suatu cara tertentu sehingga sewaktu-waktu dibutuhkan dapat ditemukan kembali dengan cepat dan tepat.  (bersambung)