I. MENDESKRIPSIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN

v  Tentang Administrasi

A.     Pengertian Administrasi :

Secara etimologi, administrasi berasal dari bahasa latin yaitu Ad, dan Ministrare. Ad artinya intensif, Ministrare artinya melayani, membantu, memenuhi.

Dalam bhs Inggris “administration” artinya Tata Usaha.

Pengertian administrasi dalam arti sempit :

Kegiatan penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara sistematis dengan tujuan menyediakan keterangan bagi pihak yang membutuhkan serta memudahkan memperoleh kembali informasi secara keseluruhan dalam hubungan satu sama lain.

Pengertian administrasi dalam arti luas :

Kegiatan kerjasama yang dilakukan oleh  dua orang atau lebih berdasarkan pembagian kerja yang telah ditentukan dalam struktur organisasi dengan mendayagunakan sumber daya yang ada untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien.

B.     Unsur-unsur Administrasi

1.      Pengorganisasian

Merupakan rangkaian perbuatan menyusun suatu kerangka organisasi yang menjadi wadah atau tempat bagi setiap kegiatan dalam usaha kerjasama mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

2.      Manajemen

Merupakan rangkaian perbuatan menggerakkan karyawan dan mengerahkan segenap fasilitas kerja agar tujuan kerjasama yang telah ditetapkan benar-benar tercapai.

3.      Tata Hubungan

Merupakan rangkaian perbuatan menyampaikan warta atau berita dari satu pihak kepada pihak lain dalam usaha kerjasama.

4.      Kepegawaian

Merupakan rangkaian perbuatan mengatur dan mengurus tenaga kerja yang diperlukan dalam usaha kerjasama.

5.      Keuangan

Merupakan rangkaian perbuatan mengelola segi-segi pembelanjaan dalam usaha kerjasama.

6.      Perbekalan

Merupakan rangkaian perbuatan mengadakan, mengatur pemakaian, mendaftar, memelihara, sampai menyingkirkan segenap perlengkapan yang sudah tidak diperlukan dalam usaha kerjasama.

7.      Tata usaha

Merupakan rangkaian perbuatan menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim, dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam usaha kerjasama.

8.      Perwakilan /humas

Merupakan rangkaian perbuatan menciptakan hubungan baik dan berusaha memperoleh dukungan dari masyarakat sekitar terhadap usaha kerjasama yang dilakukan.

C.     Fungsi Administrasi

1.      Fungsi Rutin

Yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan pemikiran minimal mencakup pengarsipan dan penggandaan.

2.      Fungsi Teknis

Yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan pendapat, keputusan, dan keterampilan perkantoran yang memadai.

3.      Fungsi Analis

Yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan pemikiran yang kritis dan kreatif disertai kemampuan mengambil keputusan.

4.      Fungsi Interpersonal

Yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan penilaian dan analisis sebagai dasar pengambilan keputusan serta ketrampilan yang berhubungan dengan orang lain.

5.      Fungsi Manajerial

Yaitu fungsi administarasi yang membutuhkan perencanaan, pengorganisasian, pengukuran, dan pemotivasian.

v  Tentang Kantor

A.     Pengertian Kantor

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), kantor adalah balai (gedung, rumah, ruang) tempat mengurus suatu pekerjaan/ Tempat bekerja.

Kantor adalah wadah atau tempat untuk sekelompok orang melakukan kegiatan tata usaha.

B.     Tujuan Kantor

Adalah memberikan pelayanan komunikasi dan perekaman.

C.     Fungsi Kantor

1.      Menerima informasi

Kantor berfungsi untuk menerima berbagai bentuk informasi, seperti surat,  panggilan telepon, pesanan, faktur, dan laporan tentang berbagai kegiatan bisnis.

2.      Merekam informasi

Kantor berfungsi untuk merekam informasi agar informasi dapat segera disiapkan apabila manajemen memintanya. Rekaman (record) informasi disimpan untuk kepentingan hukum/ alat bukti dan juga untuk memenuhi kebutuhan manajemen dalam perencanaan dan pengendalian perusahaan.

3.      Mengatur informasi

Kantor mengatur berbagai bentuk informasi dengan sistematis agar informasi tersebut dapat dimanfaatkan oleh pihak yang membutuhkan dengan maksimal. Misalnya : laporan kegiatan promosi perusahaan yang menyajikan informasi secara  lengkap dan jelas.

4.      Memberi informasi

Kantor berfungsi untuk memberi informasi kepada pihak yang membutuhkan. Apabila pihak manajemen membutuhkan informasi, kantor memberikan informasi tersebut berdasarkan data yang diterima, dihimpun, diatur, dan disimpan.

5.      Melindungi asset/ harta

Kantor juga berfungsi untuk melindungi aset atau harta (informasi atau data), baik tempat penyimpanannya, maupun isi dari informasi atau data tersebut  sehingga tidak jatuh kepada pihak yang tidak bertanggungjawab

A.     Pengertian Administrasi Kantor

Administrasi perkantoran dalam kepustakaan luar negeri disebut office management (manajemen kantor).

Pengertian manajemen kantor (office management) menurut beberapa ahli :

1.      William Spriegel dan Ernest Davies

Manajemen kantor adalah pengarahan menyeluruh terhadap kegiatan-kegiatan seperti  transportasi, manufacturing, pergudangan dan penjualan.

2.      George R. Terry

Manajemen kantor adalah perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian dan pengawasan pekerjaan kantor dan pelaksanaannya untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

3.      Arthur Granger

Manajemen kantor adalah fungsi dari tata penyelenggaraan pelayanan komunikasi dan perekaman dan perekaman dari suatu organisasi.

4.      William Leffingwell dan Edwin Robinson

Manajemen kantor merupakan fungsi, yang merupakan cabang dari seni dan ilmu manajemen yang berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan kantor secara efisien, kapan pun, dan di mana pun pekerjaan itu dilakukan.

B.     Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran

Ruang lingkup admiistrasi perkantoran mencakup kegiatan kantor dan sarana fasilitas kerja perkantoran.

1.      Kegiatan Kantor

Kegiatan pekerjaaan kantor pada umumnya terdiri dari kegiatan yang berhubungan dengan kegiatan sebagai berikut :

a.      Perencanaan Perkantoran (Office Planning)

Adalah proses menentukan arah kegiatan kantor, dengan cara meninjau kembali faktor-faktor yang mempengaruhi tercapainya tujuan kantor.

Perencanaan perkantoran meliputi :

1.      perencanaan gedung

2.      tata ruang kantor

3.      penerangan

4.      ventilasi

5.      perlengkapan peralatan dan perabotan kantor

6.      metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor

7.      anggaran (budgeting) perkantoran

8.      standar kualitas kerja

9.      sistem informasi dan telekomunikasi

b.      Pengorganisasian Perkantoran (Office Organizing)

Adalah pengaturan berbagai macam fungsi organisasi dengan pelaksana yang melaksanakan fungsi-fungsi organisasi tersebut, meliputi :

1.      pembagian tugas dan pekerjaan agar lebih efisien dalam organisasi

2.      pemeliharaan hubungan kerja yang baik dengan atasan ataupun bawahan

3.      penyediaan peralatan/ perlengkapan yang tepat, sesuai dengan jenis pekerjaan untuk memudahkan karyawan dalam melakuan pekerjaan.

c.       Pengarahan Perkantoran (Office Actuating)

Adalah suatu kegiatan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja secara maksimal sesuai dengan target dan sasaran yang telah ditentukan serta untuk menciptakan lingkungan kerja yang sehat dan dinamis.

Pengarahan perkantoran meliputi :

1.      penggunaan teknik yang efektif dalam melakukan pengawasan terhadap bawahan

2.      penggunaan teknik yang efektif dalam memberikan motivasi terhadap bawahan

3.      pemberian bantuan kepada karyawan dalam memecahkan masalah

4.      penyatuan visi dan misi karyawan dan organisasi

5.      perancangan cara komuniikasi yang efektif dengan karyawan

6.      penggunaan tolak ukur yang adil dalam memberikan gaji kepada karyawan

d.      Pengawasan Perkantoran (Office Controlling)

Adalah kegiatan  memastikan bahwa sasaran dan hal yang telah direncanakan berjalan sesuai dengan harapan atau target.

Objek pengawasan perkantoran meliputi :

1.      penggunaan peralatan dan perabot kantor

2.      metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor

3.      kualitas pekerjaan kantor

4.      waktu

5.      biaya perkantoran

2.      Sarana dan Fasilitas Kerja Perkantoran, meliputi :

a.      Lokasi Kantor

Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam menentukan lokasi kantor, adalah

1.      faktor keamanan

2.      faktor lingkungan

3.      faktor harga

b.      Gedung

Faktor yang perlu diperhatikan dalam menentukan gedung, antara lain :

1.      gedung menjamin keamanan dan kesehatan karyawan

2.      gedung memiliki fasilitas yang memadai

3.      harga gedung yang kompetitif (seimbang dengan biaya dan keuntungan)

c.       Peralatan

Peralatan digolongkan dalam 2 kelompok, yaitu :

1.      Perabotan kantor (office furniture)

Perabotan kantor khusus untuk menampung pekerjaan kantor yang bersifat administratif, seperti meja, kursi, rak, laci-laci, baik terbuat dari kayu maupun besi..

2.      Perbekalan kantor (office supplies)

Contoh : kertas, pena, tinta printer, penghapus dan peralatan habis pakai lainnya.

d.      Interior

Adalah tatanan perabot/ perangkat kantor yang menunjang pelaksanaan kerja dalam ruang kantor, seperti penerangan, ventilasi, plafon, jendela dan hiasan kantor.

e.       Mesin-mesin Kantor

Dalam perencanaan kegiatan kantor harus pula dirumuskan perencanaan mesin-mesin kantor yang akan digunakan, disesuaikan dengan prosedur kerja, metode kerja, dan kebutuhan kantor ......(bersambung)