V. MENGIDENTIFIKASI PERSYARATAN PERSONIL ADMINISTRASI PERKANTORAN

 I.      MENGIDENTIFIKASI PERSYARATAN PERSONIL ADMINISTRASI PERKANTORAN

A.    Pengertian Personil Kantor

Personil kantor adalah orang-orang atau karyawan/pegawai yang menjalankan atau melayani pekerjaan-pekerjaan dalam suatu organisasi/kantor pemerintah atau swasta untuk mencapai suatu tujuan tertentu, dengan mendapat imbalan jasa berupa gaji dan tunjangan. Seorang peonil kantor harus memiliki kepribadian dan kemampuan kerja di bidang keahliannya.

B.     Macam-macam Personil Kantor

a.       Administrator atau Petugas Pelaksana Administrasi

Adalah orang yang menentukan garis-garis besar kebijakan dan tujuan yang harus dijalankan oleh kantor sebagai pedoman dalam melaksanakan kegiatan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

b.      Manajer

Adalah orang yang memimpin pelaksanaan kerja, menggerakan orang lain/para staf, mengelola dan mendayagunakan uang, peralatan, sarana prasarana kantor untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

c.       Staf atau Pembantu Ahli

Adalah para tenaga yang karena kecakapan dan kemampuan dalam bidangnya, bertugas membantu administrator dan manajer dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan kantor

d.      Worker atau pegawai/pekerja

Adalah karyawan yang langsung digerakan oleh manajer dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan kantor sehari-hari

C.    Tugas dan Tanggung Jawab Personil Kantor

Secara umum ada beberapa tugas dan tanggung jawab personil kanotr sebagai berikut:

a.       Kepala/pimpinan kantor bertugas memantau dan bertanggung jawab terhadap kelancaran aktivitas kantor secara keseluruhan, mengatur pembagian tugas pekerjaan personil, mengatur mekanisme kerja dan perlengkapan kerja kantor sesuai kebutuhan.

b.      Administrator bertugas mengelola urusan rumah tangga kantor dan bertanggung jawab mencatat dan menyimpan semua warkat atau surat keluar dan surat masuk serta urusan kearsipan dan kepegawaian pada umumnya.

c.       Bagian keuangan bertanggung jawab terhadap pengelolaan keuangan, mengatur arus kas keluar dank as masuk.

d.      Sekretaris, bertanggung jawab membuat agenda dan jadwal kegiatan kerja pimpinan, juga untuk karyawan di bagian lainnya serta membuat surat keluar.

e.       Penerima tamu/resepsionis bertanggung jawab atas pelayanan terhadap tamu atau orang-orang yang mempunyai kepentingan terhadap kantor, melayani telepon masuk dan keluar.

D.    Perangkat kerja personil kantor

Umumnya fasilitas kerja personil kantor antara lain meja dan kursi kerja, lemari arsip/filing cabinet, alat tulis, kertas, komputer, mesin tik, pesawat telepon dll.

E.     Tahapan-tahapan Pengadaan Personil Kantor

a.      Analisis jabatan (Job analisys)

Adalah suatu kegiatan untuk memberikan analisa atau menganalisis pekerjaan-pekerjaan apa saja yang harus dilakukan, bagaimana mengerjakannya dan mengapa harus dilaksanakan. Analisis jabatan juga merupakan informasi tentang jabatan itu sendiri dan syarat-syarat yang diperlukan untuk dapat menduduki jabatan tersebut.

Manfaat analisa jabatan adalah untuk memberikan informasi mengenai hal-hal yang berhubungan dengan uraian pekerjaan (job description) spesifikasi pekerjaan (job specification) dan evaluasi pekerjaan (job evaluation).

Selain itu analisa jabatan juga berguna untuk:

1)      Perekrutan dan seleksi karyawan

2)      Kompensasi gaji karyawan

3)      Evaluasi jabatan

4)      Penilaian prestasi kerja karyawan

5)      Pelatihan (training0

6)      Promosi dan pemindahan karyawan

7)      Organisasi

8)      Memperkaya pekerjaan

9)      Penyederhanaan pekerjaan

10)  Penempatan karyawan

b.      Rekrutmen

Adalah suatu proses usaha untuk mencari dan mempengaruhi tenaga kerja agar mau melamar utnuk lowongan kerja yang ada dalam suatu perusahaan atau instansi, baik instansi swasta maupun pemerintah.

1)      Penentuan dasar rekrutmen

Rekrutmen harus berpedoman pada spesifikasi pekerjaan yang telah ditentukan untuk mengisi jabatan tersebut. Spesifikasi pekerjaan harus diuraikan dengan jelas, sehingga pelamar mengetahui kualifikasi apa yang dibutuhkan untuk mengisi lowongan kerja tersebut. Misalnya, tingkat pendidikan, usia, jenis kelamin, dan kemampuan yang dimiliki.

2)      Penetuan sumber-sumber rekrutmen

a)      Sumber internal

Yaitu tenaga kerja/karyawan yang akan mengisi suatu lowongan kerja diambil dari dalam perusahaan tersebut, dengan cara perpindhaan atau mutasi karyawan yang memenuhi spesifikasi.

Kelebihan sumber internal

(1)   Meningkatkan kinerja dan disiplin karyawan, karena terdapat peluang untuk promosi

(2)   Loyalitas karyawan menjadi tinggi

(3)   Biaya rekrutmen dapat ditekan

(4)   Waktu perekrutan relative singkat

Kelemahan sumber internal

(1)   Kurang membuka kesempatan untuk angkatan kerja baru yang berada di luar perusahaan

(2)   Kurang ada wibawa bagi karyawan yang dimutasikan

b)     Sumber eksternal

Yaitu tenaga kerja yang akan mengisi suatu lowongan kerja diambil dari luar perusahaan, antara lain melalui sebagai berikut:

(1)   Pelamar datang sendiri

(2)   Kantor Dinas Tenaga Kerja

(3)   Lembaga-lembaga pendidikan

(4)   Pemuatan iklan

(5)   Referensi seseorang/rekanan karyawan

(6)   Mengambil dari perusahaan lain

(7)   Nepotisme

Kelebihan sumber eksternal

(1)   Kewibawaan karyawan yang diterima relative baik

(2)   Kemungkinan akan membawa sistem kerja baru

Kelemahan sumber eksternal

(1)   Kurang ada kesempatan promosi bagi karyawan lama

(2)   Biaya rekrutmen relative besar karena akan ada biaya iklan dan biaya tahapan seleksi

(3)   Waktu perekrutan lebih lama

(4)   Loyalitas terhadap perusahaan belum bisa diketahui.

3)      Metode-metode Rekrutmen

a)      Metode tertutup

Yaitu pelaksanaan rekrutmen dikalangan terbatas, hanya untuk karyawan dan orang-orang tertentu saja, sehingga lamaran yang masuk tidak banyak dengan demikian akan sulit memperoleh karyawan yang baik.

b)     Metode terbuka

Yaitu pelaksanaan rekrutmen yang diumumkan melalui iklan di media massa. Hal ini dilakukan untuk mendapatkan banyak lamaran, sehingga kesempatan memperoleh karyawan yang baik dan andal menjadi lebih besar.

4)      Kendala-kendala rekrutmen

a)      Kebijakan perusahaan tentang gaji

b)      Persyaratan jabatan yang banyak

c)      Kecilnya soliditas perusahaan

d)     Metode yang digunakan dalam rekrutmen

e)      Kondisi pasar tenaga kerja

f)       Kondisi lingkungan eksternal.

c.       Seleksi

Seleksi adalah tahapan kegiatan suatu perusahaan dalam rangka memiliki karyawan yang qualified (berkualitas) sehingga pembinaan, pengembangan dan pengaturan karyawan menjadi lebih baik.

1)      Proses seleksi

Penyaringan – tes – wawancara awal – evaluasi latar belakang dan referensi – wawancara mendalam – tes kesehatan/fisik- pengambilan keputusan

2)      Langkah-langkah seleksi personil kantor

a)      Seleksi administratif

Yaitu seleksi persyaratan administrative sesuai kebutuhan dilihat dari berkas lamaran yang dikirimkan.

b)      Penarikan tenaga kerja

Perusahaan harus selalu memonitor bursa tenaga kerja untuk mengetahui penawaran dan permintaan tenaga kerja yang dibutuhkan.

c)      Klasifikasi jabatan

Merupakan dasar seleksi untuk mendapatkan tenaga kerja yang sesuai dengan persyaratan yang telah ditetapkan untuk memegang suatu jabatan tertentu.

d)     Tes dan wawancara

(1)   Tes

Tes dapat digolongkan beberapa macam yaitu:

§  Tes individu yaitu tes kemampuan yang dilakukan secara perseorangan, biasanya dengan prkatik.

§  Tes kelompok yaitu tes kemampuan yang dilakukan secara bersama, biasanya dengan praktik atau tertulis.

§  Tes intelegensi yaitu tes untuk mengetahui tingkat kecerdasan

§  Tes kepribadian (personality test) yaitu tes untuk mengetahui kepribadian pelamar

§  Tes minat (interest test) yaitu tes untuk mengetahu minat pelamar

§  Tes bakat (aptitude test) tes untuk mengukur bakat pelamar

§  Tes kesehatan (medical test) yaitu tes untuk mengetahui kesehatan pelamar.

(2)   Wawancara

Tujuan wawancara:

§  Memastikan bahwa pelamar benar-benar berminat untuk bekerja

§  Memastikan data tertulis pelamar di dalam formulir lamaran

§  Memastikan bahwa pelamar yang dipilih adalah orang yang tepat sesuai persyaratan yang telah ditetapkan

§  Memberikan informasi kepada pelamar tentang perusahaan, tentang jenis pekerjaan dan jabatan yang tersedia.

§  Ajang promosi bagi perusahaan.

e)      Penempatan personil kantor

f)       Setelah melalui proses seleksi, dan pelamar memperoleh status sebagai karyawan kemudian ditempatkan pada jabatan tertentu.

3)      Tujuan seleksi

Untuk memperoleh karyawan yang :

a)      Qualified dan professional

b)      Jujur dan disiplin

c)      Inovatif dan bertanggung jawab

d)     Cakap dengan penempatan yang tepat

e)      Kreatif dan dinamis

f)       Berdedikasi tinggi

g)      Memenuhi syarat undang-undang perburuhan

h)      Dapat bekerja sama

i)        Dapat bekerja mandiri

j)        Mudah berkembang

k)      Mempunyai budaya dan perilaku malu

4)      Kualifikasi seleksi

Kualifikasi seleksi biasanya meliputi umur, keahlian, pendidikan, kesehatan fisik, jenis kelamin, bakat, wajah, karakter, pengalaman, kejujuran, kerja sama, kedisiplinan, inisiatif dan kreatif.

F.     Syarat-syarat personil kantor

a.      Persyaratan pengetahuan

Persyaratan pengetahuan biasanya masih diukur dari tingkat pendidikan calon pekerja.

b.      Persyaratan keterampilan

Seorang personil kantor dinyatakan terampil bekerja apabila karyawan administrasi telah mampu dengan baik melaksanakan tugas-tugas pelayanan yang mencakup enam kegiatan yaitu menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan.

c.       Persyaratan kepribadian

Syarat kepribadian yang diperlukan oleh seorang personil kantor adalah sebagai berikut:

1)      Loyalitas yaitu kesetiaan terhadap perusahaan dan pekerjaannya

2)      Tekun dan rajin yaitu setiap melaksanakan pekerjaan selalu dikerjakan dengan sungguh-sungguh, cermat dan teliti.

3)      Kesabaran yaitu teliti, ulet dan tidak cepat putus asa dalam melaksanakan pekerjaan

4)      Kerapian yaitu setiap pekerjaan dilakukan dengan baik, rapid an tidak berantakan. Dapat pula diartikan sebagai rapi dalam berpakaian, santun dalam bersikap.

5)      Dapat menyimpan rahasia.

G.    Pelatihan dan Pengembangan Personil Kantor

a.      Pengertian pelatihan dan pengembangan

Pelatihan adalah kegiatan peningkatan kemampuan dan ketrampilan teknis karyawan untuk melaksanakan pekerjaannya.

Pengembangan adalah peningkatan kemampuan dalam pengambilan keputusan dan memperluas hubungan manusia (human relation) bagi karyawan tingkat menengah dan atas (tingkat manajerial).

b.      Manfaat pelatihan

1)      Meningkatkan kinerja personil kantor

2)      Karyawan dapat berkembang dengan lebih cepat dan lebih baik

3)      Karyawan akan mampu bekerja dan melaksanakan tugas dengan baik, efisien dan efektif

4)      Karyawan diberi kesempatan untuk mengembangkan potensi diri

5)      Pelatihan diharapkan mampu meningkatkan etos kerja karyawan dan meningkatkan produktivitas perusahaan.

c.       Jenis dan Tujuan Pelatihan

1)      Supervisory training

Adalah pelatihan yang bertujuan membantu perusahaan untuk membimbing para karyawan, dimana para peserta pelatihan ditugaskan sebagai instruktur untuk melatih para karyawan.

2)      Administrative training

Adalah pelatihan yang bertujuan memberikan pengetahuan etentang bagaimana mempraktikan teknik-teknik kerja yang berhubungan dengan pekerjaan kantor

3)      Office Method Training

Adalah pelatihan yang brtujuan melatih karyawan tentang bagaimana cara-cara melakukan pekerjaan yang rutin, khususnya bidang kesekrtariatan

4)      Refreshing training

Adalah pelatihan yang bertujuan memberikan penyegaran atas informasi tentang pekerjaan yang sudah dimiliki oleh karyawan sebelumnya.

Tujuan pelatihan secara umum adalah:

1)      Meningkatkan keterampilan dan pengetahuan karyawan

2)      Mengembangkan keahlian karyawan agar dapat bekerja secara efisien dan efektif

3)      Mengubah dan membenuk sikap karyawan

4)      Mengembangkan semangat, kesenangan dan kemauan kerja karyawan

5)      Memudahkan pengawasan terhadap karyawan.

d.      Komponen pelatihan dan pengembangan

1)      Sasaran dan tujuan harus terukur jelas

2)      Materi disesuaikan dengan tujuan dan sasaran yang ingin dicapai.

3)      Metode disesuaikan dengan kemampuan peserta pelatihan

4)      Peserta harus memenuhi syarat

5)      Para pelatih (trainers) harus memenuhi syarat.

e.       Faktor-faktor yang harus diperhatikan dalam pelatihan dn pengembangan

1)      Perbedaan masing-masing karyawan

2)      Hubungan dengan analisis jabatan

3)      Motivasi

4)      Seleksi peserta pelatihan

5)      Metode pelatihan dan pengembangan

H.    Mutasi Personil Kantor

a.      Pengertian mutasi

Mutasi adalah proses pemindahan posisi/jabatan/tempat/pekerjaan seorang karyawan, baik secara horizontal (rotasi kerja/transfer) ataupun vertical (promosi dan dmeosi) dalam suatu organisasi

1)      Mutasi atas keinginan perusahaan

Alasan mutasi ini biasanya sebagai berikut:

a)      Perusahaan sedang berupaya menjamin kelangsungan pekerjaan karyawan tersebut dan menunjukan bahwa mutasi bukan hanya sebagai hukuman

b)      Perusahaan ingin meyakinkan bahwa karyawan tidak akan diberhentikan meskipun kurang cakap atau tidak mampu bekerja.

c)      Untuk penyegaran suasana, supaya tidak jenuh.

2)      Mutasi atas keinginan karyawan sendiri

Alas an mutasi ini antara lain:

a)      Karyawan merasa sudah tidak sesuai lagi dengan bidang tugas dan pekerjaannya

b)      Karyawan merasa lingkungan kerja sudah tidak sesuai

c)      Karyawan merasa sudah tidak bisa bekerja sama lagi dengan teman sekerjanya bahkan atasannya.

b.      Cara Mutasi

1)      Horizontal (rotasi kerja/mutasi biasa)

Adalah pemindahan karyawan dari satu posisi/jabatan/tempat/pekerjaan ke posisi/jabatan/tempat/pekerjaan yang lain yang setara tanpa diikuti dengan kenaikan atau penurunan jabatan.

Manfaat rotasi kerja/mutasi biasa antara lain;

a)      Untuk memenuhi karyawan di bagian lain

b)      Untuk memenuhi keinginan karyawan disesuaikan dnegan minat, keahlian dan bidang tugas serta kemampuannya.

c)      Untuk mengatasi rasa bosan dan jenuh

d)     Untuk memberikan motivasi kepada karyawan dalam mengembangkan kemampuannya.

2)      Vertikal

a)      Promosi

Promosi adalah pemidahan karyawan dari satu jabatan ke jabatan lain yang lebih tinggi disertai dengan wewenang dan tanggung jawab yang lebih besar.

Manfaat promosi:

(1)   Untuk meningkatkan semangat dan gairah kerja karyawan

(2)   Untuk menciptakan persaingan yang sehat

(3)   Untuk membina jenjang karir karyawan

(4)   Untuk mengembangkan kemampuan karyawan

(5)   Untuk mengisi formasi jabatan tertentu dengan memanfaatkan sumber daya manusia dari dalam perusahaan

(6)   Sebagai jaminan bagi karyawan bahwa setiap karyawan akan diberi kesempatan untuk maju.

b)     Demosi

Demosi adalah pemindahan karyawan dari satu jabatan ke jabatan lain yang lebih rendah dalam suatu organisasi, sehingga wewenang, tanggung jawab, pndapatan dan statusnya pun lebih rendah. Pada dasarnya demosi dapat terjadi karena beberapa hal, antara lain:

(1)   Karyawan melakukan tindkan yang merugikan perusahaan sehingga perlu diberi hukuman.

(2)   Membangkang.

(3)   Perusahaan sedang mengalami krisis keuangan sehingga perusahaan melakukan reorganisaasi atau perampingan karyawan

(4)   Pengaruh dari keadaan pasar tenaga kerja, dimana suplay melebihi permintaan

(5)   Karyawan tidak mampu mengerjakan tugas dan pekerjaannya.

3)      Macam-macam mutasi

a)      Ditinjau dari tempat kerja karyawan

(1)   Mutasi antar urusan

(2)   Mutasi antar seksi

(3)   Mutasi antar bagian

(4)   Mutasi antar biro

(5)   Mutasi antar instansi

b)      Ditinjau dari tujuan dan maksud mutasi

(1)   Production transfer yaitu mutasi pada jabatan yang sama karena produksi di tempat yang lama menurun

(2)   Replacement transfer yaitu dari jabatan yang sudah lama dipegang ke jabatan yang sama di bagian lain, untuk menggantikan karyawan yang belum lama bekerja atau karyawan yang diberhentikan

(3)   Versatility transfer yaitu mutsi dari jabatan yang satu ke jabatan yang lain untuk menambah pengetahuan karyawan  yang bersangkutan

(4)   Shift transfer yaitu mutasi dalam jabatan yang sama. Misalnya shift malam pindah ke shift siang.

(5)   Remedial transfer yaitu mutasi karyawan ke bagian mana saja untuk memupuk dan memperbaiki kerja sama antar karyawan

c)      Ditinjau dari masa kerja karyawan

(1)   Temporary transfer yaitu mutasi yang bersifat sementara untuk mengganti karyawan yang cuti atau berhalangan

(2)   Permanent transfer yaitu mutasi yang bersiofat tetap

I.       Pemberhentian Personil Kantor

Pemberhentian atau pemutusan hubungan kerja berarti berakhirnya ikatan antara karyawan dengan organisasi/perusahaan.

a.      Penyebab terjadinya pemutusan hubungan kerja

1)      Karena karyawan melakukan kesalahan fatal terhadap perusahaan.

2)      Karena perampingan karyawan

3)      Karena inisiatif sendiri

4)      Karena sudah mencapai usia pension

5)      Karena sakit

6)      Karena tidak cakap jasmani dan rohani

7)      Karena melakukan pelanggaran peraturan disiplin karyawan

8)      Karena meninggal dunia

9)      Karena terkena wajib militer

10)  Karena terlibat partai terlarang

Tingkatan pemberhentian dari perusahaan ada dua macam yaitu:

1)      Pemberhentian dengan hormat, misalnya karena pension

2)      Pemberhentian dengan tidak hormat misalnya karena karyawan melakukan kesalahan fatal

b.      Hak dan kewajiban personil yang diberhentikan

Pemberhentian karyawan swasta laim disebut PHK dan karyawan negeri disebut pensiun, dan ini akan menimbulkan hak bagi karyawan dan kewajiban bagi perusahaan/instansi. Hak dan kewajiban itu biasanya berupa uang pesangon, uang jasa, dan uang ganti rugi untuk karyawan sawasta dan untuk karyawan negeri  berupa uang pensiun. (tamat bagian pertama)

IV. MENGIDENTIFIKASI SARANA DAN PRASARANA ADMINISTRASI PERKANTORAN

 I.      MENGIDENTIFIKASI SARANA DAN PRASARANA ADMINISTRASI PERKANTORAN

A.    Jenis-jenis Sarana dan Prasarana Kantor

Sarana adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud atau tujuan. Sedangkan prasarana adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang utama terselenggaranya suatu proses (usaha, pembangunan, proyek). Dengan istilah lebih mudahnya sarana lebih ditujukan kepada benda-benda yang bergerak seperti komputer, mesin dll sedangkan prasara merupakan benda yang tidak bergerak misalnya seperti tanah, gedung, ruangan dll.

a        Peralatan/perlengkapan kantor (Office Supplies)

Peralatan/perlengkapan kantor adalah alat atau bahan yang digunkana untuk membantu pelaksanaan pekerjaan kantor, sehingga menghasilkan suatu pekerjaan yang diharapkan selesai lebih cepat, lebih tepat dan lebih baik. Peralatan/perlengkapan kantor dibedakan menjadi 2 (dua), yaitu:

1.)    Peralatan perlengkapan kantor dilihat dari bentuknya

a)      Peralatan kantor berbentuk lembaran (berbagai jenis kertas, map, amplop dlll)

b)      Peralatan/perlengkapan berbentuk non lembaran (stapler, perforator, binder clip, sandaran buku, bantalan stempel, ordner, gunting, pemotong kertas dll.

c)      Peralatan/perlengkapan kantor berbentuk buku

(1)         Buku catatan (block note) yaitu buku untuk menulis catatan harian staf kantor

(2)         Buku pedoman organisasi, yaitu buku panduan tentang informasi yang berkaitan dengan organisasi, mulai dari sejarah, produk dan jasa, hingga prosedur kerja.

(3)         Buku alamat relasi yaitu buku yang berisi tentang daftar alamat dari berbagai macam organisasi lain/relasi yang khususnya sering melakukan kerja sama.

(4)         Buku telepon yaitu buku yang berisi daftar pelnggan telepon.

(5)         Kamus (kamus bahasa Indonesia dan asing)

(6)         Peta kota-kota besar

(7)         Buku tahunan yaitu buku yang berisi tentang informasi perkembangan/ kemajuan perushaan selama setahun terakhir

(8)         Buku tamu yaitu buku yang digunakan untuk mencatat tamu yang datang ke perusahaan

(9)         Buku agenda yaitu buku untuk mencatat surat yang masuk dan keluar

(10)     Buku catatan keuangan

(11)     Buku obyek pariwisata (brosur/pamflet)

2.)    Peralatan/perlengkapan kantor dilihat dari penggunaannya

a)      Barang habis pakai

Barang habis pakai adalah barang yang penggunaanya hanya satu/beberapa kali pakai atau tidak tahan lama. Contoh: kertas, tinta, karbon, staples, pulpen, pensil dll.

b)      Barang tidak habis pakai

Barang tidak habis pakai adalah barang/benda kantor yang penggunaannya tahan lama contoh: stapler, perforator, cutter dan gunting.

b        Mesin-mesin kantor (Office Mechine)

Mesin-mesin kantor (office mechine) adalah alat yang digunakan untuk menghimpun, mencatat, mengolah bahan-bahan keterangan dalam pekerjaan kantor yang bekerja secara mekanik, elektrik dan magnetik. Contoh: komputer, laptop, LCD (Liquid Crystal Display), mesin tik, mesin fotokopi, mesin penghancur kertas (paper shredder), mesin pengganda dokumen, scanner, mesin absensi, kalkulator.

c         Mesin Komunikasi Kantor

Mesin komunikasi kantor adalah sarana kantor yang digunakan untuk melakukan komunikasi, baik di lingkungan organisasi sendiri maupun ke luar organisasi. Contoh: telepon, interkom, faksimili dan telepon wireles.

d        Perabot Kantor (Office Furniture)

Perabot kantor adalah benda-benda kantor yang terbuat dari kayu atau besi untuk membantu pelaksanaan tugas pekerjaan kantor. Contoh: Meja, kursi, sofa (meja dan kursi untuk tamu) rak buku, lemari, filing cabinet, papan tulis, brangkas/cash box, tempat majalah/koran meja resepsionis.

e         Interior kantor (Office Arrangement)

Ineteriuor kantor adalah benda-benda kantor yang digunakan untuk menambah suasana jadi menyenangkan sehingga memberi semnagat dan kenyamanan dalam menyelesaikan pekerjaan. Contoh: gambar-gambar, patung, lukisan bendera, vas bunga jam dinding dll.

f.       Tata Ruang Kantor (Office Lay Out)

1)      Tata ruang kantor adalah pengaturan ruangan kantor serta penyusunan alat-alat dan perabotan kantor sesuai dengan luas lantai dan ruangan kantor yang tersedia sehingga memberikan kepuasan dan kenyamanan kepada karyawan dalam bekerja.

2)      Tujuan tata ruang kantor

a)      Memberikan kenyamanan kepada karyawan

b)      Memanfaatkan ruang kantor dengan maksimal

c)      Memudahkan arus komunikasi dan arus kertja

d)     Memudahkan dalam pengawasan

e)      Memudahkan dalam memberikan pelayanan

f)       Memudahkan gerakj karyawan dalam bekerja

g)      Memberikan rasa aman dan keleluasaan pribadi

h)      Menjauhkan dari kebisingan yang terjadi

i)        Memberikan pencitraan yang baik

3)      Bentuk-bentuk tata ruang kantor

a)      Ruang kantor terbuka (open plan office)

Ruang kantor terbuka (open plan office) adalah ruangan dimana semua kegiatan karyawan dilakukan bersama-sama dalam satu ruangan tanpa dipisahkan oleh tembok ataupun penyekat dari kayu.

Keuntungan ruang kantor terbuka:

·         Mudah merubah ruangan

·         Mudah dalam berkomunikasi dan berkoordinasi antar karyawan

·         Mudah dalam pengawasannya

·         Menghemat tenaga

·         Memudahkan penempatan, penggunaan dan perawatan peralatan kerja

·         Memperlancar arus pekerjaan

·         Cahaya mudah masuk dan udara mudah beredar

Kerugian ruang kantor terbuka:

·         Sulit melakukan pekerjaan yang bersifat rahasia

·         Kebisingan akan mudah terjadi sehingga konsentrasi kerja terganggu

·         Karyawan kurang leluasa dalam hal yang menyangkut pribadi.

b)      Ruang kantor tertutup Closed plan office)

Ruang kantor tertutup adalah ruangan kantor dimana ruangan dipisahkan oleh tembok-tembok atau penyekat yang terbuat dari kayu.

Keuntungan ruang kantor tertutup

·         pekerjaan yang sifatnya rahasia dapat terjaga

·         pimpinan maupun karyawan dapat bekerja lebih tenang

·         karyawan lebih leluasa dalam bekerja

Kerugian ruang kantor tertutup

·         pengawasan lebih sulit karena terhalang sekat

·         cahaya sulit masuk dan udara lebih sulit beredar

·         perubahan tempat lebih sulit dilakukan.

c)      Ruang kantor semi tertutup

Ruang kantor semi tertutup adalah ruang yang disekat hanya setinggi 1,5 meter.

·         Keuntungan ruang kantor semi tertutup adalah untuk menjaga privasi kerja

·         kerugian ruang kantor semi tertutup adalah perubahan tempat lebih sulit dilakukan.

4)      Pedoman pembuatan tata ruang kantor

a)      Asas-asas tata ruang kantor

·         Asas jarak terpendek

Tata ruang yang baik adalah apabila dalam proses penyelesaian pekerjaan , penyusunan tempat kerja karyawan dan penempatan alat-alat kerja menempuh jarak yang sependek-pendeknya.

·         Asas rangkaian kerja

Dalam menempatkan karyawan harus memperhatikan rangkaian kerja mereka. Karyawan yang urutan kerjanya berdekatan harus ditempatkan berdekatan.

·         Asas penggunaan seluruh ruangan

Jangan biarkan ada ruangan kosong yang tidak digunakan, karena akan menyebabkan pemborosan dan tidak efisien

·         Asas integrasi kegiatan

Tata ruang dan peralatan kantor harus disesuaikan dengan fungsi ruang yang digunakan.

·         Asas perubahan susunan tempat kerja

Perubahan tempat kerja harus dilakukan supaya tidak monoton dan tidak membosankan.

·         Asas keamanan dan kepuasan karyawan

Ruangan yang aman dan nyaman akan membuat karyawan dapat bekerja lebih maksimal.

b)     Prinsip-prinsip tata ruang kantor

·         Bagian atau fungsi yang berhubungan ditempatkan berdekatan

·         pekerjaan dilakukan secara berkesinambungan dalam garis lurus

·         alur kerja harus sederhana

·         perlengkapan kantor diletakan dekat karyawan yang menggunakannya

·         Sebaiknya meja dan kursi dalam satu bagian memiliki ukuran yang sama

·         Sebaiknya tidak ada karyawan yang menghadap cahaya langsung

·         Pekerjaan yang banyak berhubungan dengan masyarakat sebaiknya ditempatkan dibagian depan

·         Pekerjaan yang mendatangkan kebisisngan sebaiknya dijauhkan dari bagian yang lain.

c)      Faktor-faktor yang mempengaruhi tata ruang

(1)   Sistem pencahayaan

§  Natural lighting

Adalah pencahayaan yang berasal dari sinar mata hari dengan memanfaatkan dekorasi, jendela, kaca, dinding dll.

§  Task lighting

Adalah cahaya yang digunakan untuk pekerjaan tertentu seperti menggambar.

§  Ambient lighting

adalah cahaya yang berasal dari lampu-lampu yang berada di langit-langit ruang kantor

§  Accent lighting

Adalah pencahayaan yang hanya digunakan pada ruang tertentu saja misalnya lorong atau area lain yang memerlukan cahaya.

(2)   Sistem warna

Macam-macam warna

§  warna primer yaitu warna pokok, merah, biru dan kuning.

§  warna sekunder yaitu wrna yang dihasilkan dari campuran warna pokok, misalnya orange mrp campuran wrna merah dan kuning.

§  warna tersier yaitu wrna yang dihasilkan dari campuran wrna primer dan sekunder misalnya merah dengan jingga.

Arti warna dan efek psikologinya

§  merah artinya berani, mewahm dapat mendatangkan energi, semangat, optimis, komunikatif dan dapat meningkatkan aliran darah dalam tubuh

§  Kuning artinya kehangatan, cerah dapat membangkitkan energi, mood dan vitalitas.

§  Hijau artinya alami dapat menyeimbangkan emosi seseorang, segar, sejuk dan tenang.

§  Biru artinya harmonis, tenang mendatangkan perasaan tenang, sejuk, damai.

§  Putih berarti orisinil, ringan, tentram namun jika terlalu banyak dapat menimbulkan perasaan dingin. dll

Pertimbangan dalam memilih warna ruangan

§  ukuran ruangan

§  lokasi ruangan

§  lokasi bangunan

§  tipe ruangan

§  bentuk ruangan

§  tinggi ruangan

Keuntungan menggunakan wrna yang sesuai

§  kantor lebih menarik dan menyenangkan

§  ruangan tidak terlalu silau akibat cahaya yang berlebihan

§  karyawan dapat bekerja lebih tenang, nyaman dan gembira

§  produktivitas meningkat

§  karyawan merasa lebih lega

§  meningkatkan citra yang baik pada perusahaan

(3)   Sistem pengaturan udara ruangan

Berikut beberapa cara untuk mengatasi udara ruangan yang panas dan lembab

§  Menggunakan AC

§  Membuat ventilasi yang cukup

§  Memakai pakaian kerja yang sesuai dengan kondisi ruangan

Keuntungan pengaturan udara yang tepat antara lain:

§  karyawan lebih nyaman dalam bekerja

§  semangat kerja meningkat

§  kesehatan karyawan lebih terpelihara

§  produktivitas meningkat

§  kualitas kerja lebih baik

§  memberi kesan baik bagi tamu

(4)   Sistem penataan suara

Selama bekerja diperlukan suasana yang tenang. Suara yang gaduh dapat membuat karyawan sulit berkonsentrasi pada pekerjaan.

Akibat yang ditimbulkan karena ada kegaduhan di kantor antara lain:

§  konsentrasi terganggu

§  semamgat menurun

§  dapat terjadi gangguan mental/syaraf

§  karyawan tambah lelah

§  kesalahan kerja banyak terjadi

§  produktivitas kerja rendah

Untuk mengatasi atau mengurangi kegaduhan tersebut dapat dilakukan beberapa hal berikut:

§  ruangan diberi peredam suara

§  dibawah mesin tik diberi alas karet

§  memilih printer yang tidak terlalu bersuara

§  gerakan disiplin karyawan harus diperhatikan

§  pesawat telepon ditempatkan pada tempat khusus

B.     Pengelolaam Sarana dan Prasarana Kantor

a.      Pengadaan

Pengadaan adalah semua kegiatan penyediaan sarana dan prasarana untuk menunjang pelaksanaan tugas. Rencana kebutuhan sarana prasarana biasanya dibuat setiap[ tahun untuk satu tahun anggaran.

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menyusun perencanaan sarana dan prasarana kantor antara lain:

1)      Gunakan prosedur pengelolaan sarana prasarana

2)      Tentukan jenis, kuantitas dan kualitas sarana prasarana yang dibutuhkan

3)      Sesuaikan antara kebutuham dengan biaya yang tersedia

4)      Sediakan dan gunakan sarana prasarana dalam kegiatan operasional

5)      Penyimpanan sarana prasarana

6)      Kumpulkan dan kelola data sarana prasarana

7)      Penghapusan dilakukan sesuai dengan prosedur yang berlaku.

b.      Penyimpanan

Adalah kegiatan yang dilakukan oleh satuan kerja atau petugas gudang untuk menampung hasil pengadaan barang/bahan kantor, baik berasal dari pembelian, instansi lain atau yang diperoleh dari bantuan.

1)      Tujuan penyimpanan

a)      agar barang tiddak cepat rusak

b)      agar tidak terjadi kehilangan barang

c)      agar tersusun rapi sehingga mudah temukan jika dibutuhkan

d)     memudahkan dalam pengawasan

e)      memudahkan dalam analisis barang

2)      Sebelum penyimpanan dilakukan sebaiknya memperhatikan hal-hal berikut:

a)      Persediaan alat-alat pemeliharaan yang tersedia

b)      Pergudangan yang memenuhi syarat

c)      Sifat barang yang disimpan

d)     Sarana penyimpanan dan pemeliharaan

e)      Prosedur dan tata kerja

f)       Biaya yang tersedia

g)      Tenaga yang diperlukan

h)      Jangka waktu penyimpanan

3)      Cara penyimpanan

a)      Barang disimpan berdasarkan klasifikasi jenis

b)      Barang disimpan dalam keadaan bersih

c)      Barang disimpan dalam ruanagan yang cukup vendtilasi

d)     Barang disimpan di tempat yang memadai

e)      Barang disimpan rapi dengan kode yang telah ditentukan

f)       Barang harus terhindar dari dengatan matahari atau air hujan

g)      Barang disimpan di ruangan yang terkunci

h)      Barang yang disimpan harus sudah dihiotung dan dicatat di buku persediaan

i)        Barang yang dikeluarkan lebih cepat diletakan di bagian depan

c.       Pemeliharaan

Pemeliharaan adalah kegiatan terus menerus untuk mengusahakan agar barang/bahan kantor tetap dalam keadaan baik atau siap untuk dipakai.

Tujuan pemeliharaan sarana prasarana kantor:

1)      agar barang tidak mudah rusak

2)      agar barang tidak mudah hilang

3)      agar barang tidak kedaluarsa

4)      agar barang tidak mudah susut

5)      agar sarana prasarana selalu dalan keadaan bersih.

Pemeliharaan sarana prasarana dapat dil;akukan dengan berbagai cara antara lain:

1)      Pemeliharaan berdasarkan waktu

a)      pemeliharaan sehari-hari

b)      pemeliharaan berkala

2)      Pemeliharaan berdasarkan jenis barang

a)      pemeliharaan barang bergerak

b)      pemeliharaan barang tidak bergerak

d.      Inventarisasi

Inventarisasi sarana dan prasarana kantor adalah semua kegiatan dan usaha untuk memperoleh data yang diperlukan mengenai sarana dan prasarana yang dimiliki.

Tujuan inventarisasi

1)      agar peralatan tidak mudah hilang

2)      adanya bukti tertulis terhadap pengelolaan barang sehingga dapat dipertanggungjawabkan

3)      memudahkan dalam pengecekan barang

4)      memudahkan dalam pengawasan

5)      memudahkan ketikla mengadakan kegiatan mutasi/penghapusan barang

Untuk memudahkan inventarisasi diperlukan buku-buku atau format-format pencatatan, dimana masing-masing instansi belum tentu sama. Berikut beberapa contoh buku inventarisasi barang:

1)      Buku induk barang inventaris

Merupakan buku yang digiunakan untuk mencatat semua barang inventaris yang sudah/pernah dimiliki oleh suatu kantor. Buku ini untuk mencatat barang yang tidak habis pakai.

2)      Buku golongan barang inventaris

Adalah buku pembantu yang digunakan untuk mencatat barang-barang inventaris menurut menurut golongan yang telah ditentukan, masing-masing berdasarkan klasifikasi kode  barang yang telah ditentukan.

3)      Buku catatan barang noninventaris

Merupakan buku yang digunakan untuk mencatat semua barang non inventaris (barang yang belkum diketahui statusnya) yang dimiliki oleh suatu kantor. Buku ini digunakan untuk mencatat barang-barang yang habis pakai.

e.       Laporan sarana prasarana

Laporan saranaprasarana adalah suatu kegiatan yang bertujuan untuk melaporkan keadaan sarana dan prasrana kantor, baik persediaan, mutasi maupun keadaan fisik dari sarana prasrana tersebut dalam periode tertentu.

Fungsi adanya laporan adalah:

1)      Sebagai bahan pertanggungjawaban

2)      sebagai pengendali persediaan

3)      memberikan informasi tentang barang yang tersedia dan mutasi barang

4)      sebagai dasar/bahan dalam pengambilan keputusan pimpinan.

Dalam menyampaikan laporan sebaiknya dilampiri dengan:

1)      Bukti penerimaan barang

2)      bukti pembelian barang

3)      Bukti pengeluaran barang

4)      Kartu barang

5)      Kartaui persediaan

6)      Daftar inventaris

7)      Daftar rekapitulasi barang inventaris

Teknik pembuatan laporan dapat disusun sebagai berikut:

1)      Memeriksa barang

2)      menghitung persediaam baeang awal tahun anggaran

3)      menghitung penerimaan dan pengadaan barang

4)      menghitung pengeluaran barang

5)      menghitung sisa persediaan

6)      mencatat mutasi barang

melaporkan kepada atasan atau pimpinan    (bersambung)